Dokument aufnehmen
Neue Dateien aus Ablagen, Mail-Anhängen oder Scans werden erfasst.
DocMan Agent: Dokumente ordnen, finden und nachvollziehen.
Der DocMan Agent ordnet Ihre Dokumentation, macht Inhalte auffindbar und reduziert Versionschaos. Was abgelegt wird, folgt Ihren Regeln – und bleibt für Ihr Team nachvollziehbar.
Kurz gesagt: Dokumente liegen verstreut in Ordnern, Mail-Anhängen und Laufwerken – in mehreren Ständen, ohne verlässliche Ablagelogik. Der DocMan Agent legt strukturiert ab, hält Versionen sauber und macht Inhalte durchsuchbar. Ihre bestehenden Rollen und Berechtigungen bleiben massgebend. Abgrenzung: Der Use Case Dokumente & Verträge liest Inhalte aus; DocMan sorgt für Ordnung, Version und Auffindbarkeit.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Welche Fassung gilt?Niemand weiss sicher, welcher Stand aktuell ist – fünf Ordner, drei Versionen.
- Ablage nach GewohnheitJede Person legt anders ab; eine gemeinsame Logik fehlt.
- Suchen statt arbeitenDas Wiederfinden kostet mehr Zeit als das Arbeiten mit dem Dokument.
- Wissen an KöpfenNeue Mitarbeitende finden nichts – und fragen am Ende doch die Kollegin.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Einordnen
Typ und Thema werden erkannt und nach Ihrer Ablagelogik zugeordnet.
Version festhalten
Neue Stände werden versioniert statt überschrieben – die gültige Fassung ist markiert.
Auffindbar machen
Inhalte werden durchsuchbar; Antworten verweisen auf das Quelldokument.
Übergeben
Unklare Fälle gehen zur Einordnung an eine verantwortliche Person.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Ablage | Bauchgefühl der jeweiligen Person | Eine definierte Ablagelogik für alle |
| Version | Kein gültiger Stand erkennbar | Die gültige Fassung ist markiert und auffindbar |
| Suche | Ordner durchklicken, Kollegin fragen | Frage führt direkt zum Dokument – mit Quelle |
| Rechte | Zugriffe wachsen unkontrolliert | Rechte und Rollen bleiben wie definiert |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Dokumentation ordnen
Bestehende und neue Dokumente werden nach einer definierten Logik strukturiert.
Inhalte auffindbar
Statt Ordner zu durchklicken, führt eine Frage direkt zum Dokument.
Versionen im Griff
Stände werden nachvollziehbar gehalten – die gültige Fassung ist klar.
Nachvollziehbar antworten
Antworten nennen ihre Quelle, damit Ihr Team jede Aussage prüfen kann.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Die Ablagelogik selbst, unklare Einordnungen und die Freigabe kritischer Dokumente. Der Agent ordnet und versioniert nach Regeln, die Ihr Team definiert.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- Netzlaufwerk / Fileserver
- SharePoint
- Microsoft 365
- Google Workspace
- DMS
- E-Mail-Anhänge
- Scanner
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten der Swiss AI Plattform, kombiniert nach Prozess.
Dokumenten-KI
Typ, Thema und Version erkennen, Metadaten setzen.
Baustein ansehenRAG / Wissenssysteme
Antworten aus eigenen Dokumenten mit Quellenangabe vorbereiten.
Baustein ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Interne Dokumente sind sensibel: Speicherorte, Zugriffsrechte und Aufbewahrung werden vor dem Pilot geklärt. |
| Freigaben | Unklare Einordnungen und kritische Fälle gehen an eine verantwortliche Person; Regeln lassen sich übersteuern. |
| Rollen & Rechte | Zugriffe bleiben an Ihre bestehenden Rollen und Berechtigungen gebunden. |
| Protokollierung | Aufnahme, Einordnung, Versionswechsel und Freigaben sind nachvollziehbar. |
| Betriebsform | Arbeitet auf Ihren bestehenden Ablagen – auf eigenen Servern, in einer Private Cloud oder gemischt. Zugriffe und Datenflüsse werden im Projekt festgelegt. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Treuhand
- Immobilien
- Industrie
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
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Häufige Fragen
Häufige Fragen: DocMan Agent
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
Der Agent arbeitet auf Ihren bestehenden Ablagen. Speicherorte, Zugriffe und Aufbewahrung klären wir vor dem Pilot, damit die Kontrolle bei Ihnen bleibt.
Was unterscheidet den DocMan Agent vom Wissens-Assistenten?
Der DocMan Agent kümmert sich um das Ablegen und Ordnen – Struktur, Benennung, Versionen. Der Wissens-Assistent beantwortet Fragen aus den Inhalten. Beide ergänzen sich.
Muss ich meine Ablage vorher aufräumen?
Nein. Der Pilot startet bewusst mit einem abgegrenzten Bereich Ihrer Ablage. Was funktioniert, wird danach Schritt für Schritt ausgeweitet.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Betriebe, deren Dokumentation über Ordner, Laufwerke und Mail-Anhänge verteilt ist und die eine verlässliche gültige Fassung brauchen – typisch Treuhand, Verwaltungen, Projekt- und Industriebetriebe.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.