Anfrage erfassen
E-Mail, Formular, Gesprächsnotiz oder Dokument übernehmen.
Offertenautomatisierung: Von der Anfrage zur kalkulierten Offerte.
Anfragen erfassen, fehlende Angaben erkennen, Leistungen zuordnen, Kalkulation vorbereiten und eine saubere Offerte erstellen – mit klaren Freigaben vor Versand und Preiszusage.
Kurz gesagt: Die Lösung übernimmt die wiederkehrende Vorarbeit zwischen Kundenanfrage und Offerte. Sie strukturiert Anforderungen, sucht vorhandene Kunden- und Projektdaten, wendet definierte Kalkulationsregeln an und erstellt einen Entwurf. Preise, Sonderkonditionen und verbindliche Zusagen bleiben dort, wo Sie es festlegen: in menschlicher Freigabe.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Anfragen in jeder FormAnfragen kommen per E-Mail, Telefon, PDF oder Formular – in unterschiedlicher Qualität und Vollständigkeit.
- Kalkulationswissen verstreutRegeln stecken in Excel-Dateien, Vorlagen und einzelnen Köpfen.
- Mehrfache ErfassungKundendaten werden in CRM, ERP und Offerte separat eingetragen.
- Lücken zu spät erkanntFehlende Angaben fallen erst bei der Kalkulation oder beim Kunden auf.
- Varianten ohne ÜberblickVarianten und Nachträge sind schlecht nachvollziehbar.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Anforderungen strukturieren
Leistungen, Mengen, Termine und offene Punkte erkennen.
Daten ergänzen
Kunde, Projekt, Artikel, Preislisten und historische Informationen laden.
Kalkulation vorbereiten
Definierte Regeln, Zuschläge und Positionen anwenden.
Offerte erzeugen
Strukturierter Entwurf mit Positionen, Konditionen und Anhängen.
Freigeben und übergeben
Prüfung durch Mitarbeitende; danach Versand und Übergabe an Auftrag oder ERP.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Anfrage | Informationen werden manuell zusammengesucht | Anfrage wird strukturiert, offene Punkte sind markiert |
| Kalkulation | Excel, Vorlagen und Erfahrungswissen | Regeln und Stammdaten werden zusammengeführt |
| Offerte | Copy/Paste aus alten Dokumenten | Entwurf aus aktuellen Daten |
| Nachgang | erneute Erfassung im ERP | freigegebene Daten werden weitergegeben |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Weniger doppelte Erfassung
Kunde, Projekt und Positionen werden einmal erfasst und weitergereicht.
Schnellere Vorbereitung
Der Entwurf steht, bevor jemand mit dem Zusammensuchen beginnt.
Konsistente Kalkulation
Dieselben Regeln und Stammdaten für jede Offerte.
Nachvollziehbare Freigaben
Wer hat welchen Preis wann freigegeben – dokumentiert.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Preise, Rabatte, Sonderkonditionen und die verbindliche Zusage. Die Lösung bereitet vor; freigegeben und versendet wird von Mitarbeitenden.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- E-Mail
- CRM
- ERP
- Easy Factura
- Produkt-/Artikelstamm
- DMS
- Preislisten
- individuelle Kalkulationstabellen
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten, aus denen die Lösung zusammengesetzt wird. Produkte sind nur genannt, wo sie fachlich passen.
Prozessautomatisierung
Übergaben zwischen Anfrage, Offerte, Auftrag und ERP.
Baustein ansehenDokumenten-KI
Anfragen, Pläne und Anhänge auslesen.
Baustein ansehenKI-Agenten
Anforderungen strukturieren, Daten ergänzen, Entwurf erstellen.
Baustein ansehenEasy Factura
Wenn der Prozess zur bestehenden Produktlogik von Offerte bis Rechnung passt.
Produkt ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Anfragen, Kunden-, Projekt- und Preisdaten – intern bis vertraulich. |
| Freigaben | Preisfreigaben, Rabatte, Sonderbedingungen und verbindliche Zusagen haben konfigurierbare Freigabepunkte. |
| Rollen & Rechte | Wer Offerten erstellt, wer Preise freigibt, wer Stammdaten pflegt – nach Ihren Rollen. |
| Protokollierung | Erfasste Anfrage, angewandte Regeln, Freigabe und Versand sind nachvollziehbar. |
| Betriebsform | Betrieb auf eigenen Servern, in einer Private Cloud oder gemischt – abhängig von ERP und Datenlage; wird im Projekt festgelegt. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Handwerk
- Industrie
- Immobilien
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
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- CRM-AutomatisierungKontakte, Aktivitäten und Follow-ups aus realen Interaktionen ins CRM überführen.
- E-Mail & PosteingangPosteingänge klassifizieren, Antworten vorbereiten und Folgeprozesse starten.
- ProzessautomatisierungWiederkehrende Geschäftsprozesse über Abteilungen und Systeme hinweg vereinfachen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Offertenautomatisierung
Kann bestehende Excel-Kalkulation weiterverwendet werden?
Ja, wenn Regeln und Datenstruktur nachvollziehbar sind. Im Projekt wird geprüft, was übernommen, bereinigt oder neu modelliert werden muss.
Erstellt die KI selbst Preise?
Nicht frei. Preise sollen aus freigegebenen Regeln, Stammdaten und definierten Quellen stammen.
Kann die Offerte direkt zum Auftrag werden?
Ja, wenn ERP oder Easy Factura angebunden sind und die notwendigen Freigaben erfolgt sind.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Betriebe mit vielen gleichartigen Anfragen, nachvollziehbaren Kalkulationsregeln und einem ERP oder Easy Factura, an das die Offerte übergeben werden soll – typisch Handwerk, Industrie und technische Dienstleistungen.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.