Ist-Prozess aufnehmen
Wer macht was, mit welchen Systemen, in welcher Reihenfolge – wie es wirklich läuft.
Prozessautomatisierung: Übergaben zwischen beteiligten Systemen automatisieren.
Wir analysieren den realen Ablauf, entfernen unnötige Übergaben und automatisieren dort, wo Daten, Regeln und Verantwortlichkeiten klar genug sind.
Kurz gesagt: Prozessautomatisierung betrachtet nicht ein einzelnes Tool, sondern den gesamten Ablauf – etwa Anfrage, Prüfung, Auftrag, Ausführung, Rechnung. Ziel ist ein sinnvoller Mix aus automatischen Schritten, KI-gestützter Interpretation und menschlichen Entscheidungen.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Mehrfache ÜbertragungDieselben Informationen werden von Hand von einem System ins nächste übertragen.
- MedienbrücheE-Mail, Excel, CRM und ERP hängen nur über Menschen zusammen.
- LiegenbleibenAufgaben bleiben zwischen Abteilungen liegen, weil niemand den nächsten Schritt auslöst.
- Kein StatusWo ein Vorgang steht, weiss nur, wer gerade daran arbeitet.
- Immer gleiche ZwischenschritteMitarbeitende bearbeiten täglich dieselben Routinen.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Engpässe identifizieren
Wiederholungen, Wartezeiten, Übergaben ohne Mehrwert.
Regeln definieren
Daten, Entscheidungsregeln und Freigabepunkte festlegen.
Schritte automatisieren
Geeignete Schritte automatisch, unstrukturierte Eingaben mit KI interpretiert.
Systeme integrieren
ERP, CRM, DMS, E-Mail, Fachsoftware über Schnittstellen verbinden.
Messen und erweitern
Durchlaufzeit und Fehlerquote beobachten; den Umfang schrittweise ausbauen.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Anfrage bis Auftrag | vier Systeme, drei Personen, Mail dazwischen | ein durchgängiger Ablauf mit definierten Freigaben |
| Status | «Frag mal die Kollegin» | Vorgangsstatus sichtbar |
| Übergabe | Copy/Paste von System zu System | strukturierte Übergabe, Mensch prüft an definierten Stellen |
| Erweiterung | jede Änderung ein neues Provisorium | Prozess dokumentiert, messbar, erweiterbar |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Weniger Übergaben
Schritte ohne Mehrwert entfallen oder laufen automatisch.
Kürzere Durchlaufzeiten
Vorgänge warten nicht auf den nächsten manuellen Anstoss.
Klare Verantwortlichkeiten
Freigabepunkte und Zuständigkeiten sind definiert.
Nachvollziehbarkeit
Vorgesehene Schritte können protokolliert werden.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Die Entscheidungen mit Aussenwirkung und alles, was Ermessen braucht. Automatisiert wird, was regelbasiert oder mit KI zuverlässig interpretierbar ist.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- E-Mail
- ERP
- CRM
- DMS
- Formulare
- Kalender
- Fachsoftware
- Datenbanken
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten der Swiss AI Plattform, kombiniert nach Prozess.
Prozessautomatisierung
Der Lösungsbaustein für Übergaben und Trigger.
Baustein ansehenKI-Agenten
Unstrukturierte Eingaben verstehen, Zwischenschritte entscheiden.
Baustein ansehenDokumenten-KI
Dokumente im Prozess auslesen und zuordnen.
Baustein ansehenIndividuelle KI-Anwendungen
Wenn der Prozess spezifisch ist.
Baustein ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Abhängig vom Prozess: Kunden-, Auftrags-, Finanz- oder Personaldaten. |
| Freigaben | An jeder Stelle, an der eine Entscheidung mit Aussenwirkung fällt – Zusage, Buchung, Versand. |
| Rollen & Rechte | Rollen aus den Quellsystemen werden übernommen; wer auslösen darf, ist je Schritt definiert. |
| Protokollierung | Vorgesehene Schritte können mit Zeit, Eingabe, Ergebnis und Freigabe protokolliert werden. |
| Betriebsform | Betrieb auf eigenen Servern, in einer Private Cloud oder gemischt – je nach angebundenen Systemen. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Handwerk
- Industrie
- Treuhand
- Immobilien
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
Thematisch nahe Seiten.
- Workflow AutomationTrigger, Systeme, Regeln und Freigaben zu definierten und protokollierten Abläufen verbinden.
- E-Mail & PosteingangPosteingänge klassifizieren, Antworten vorbereiten und Folgeprozesse starten.
- Dokumente & VerträgeInhalte extrahieren, klassifizieren, prüfen und dem richtigen Vorgang zuordnen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Prozessautomatisierung
Muss der ganze Prozess neu gebaut werden?
Nein. Häufig ist ein klar abgegrenzter Teilprozess der bessere Start.
Was ist der Unterschied zu Workflow Automation?
Prozessautomatisierung optimiert den gesamten fachlichen Ablauf; Workflow Automation verbindet konkrete Ereignisse, Systeme und Schritte technisch.
Wann lohnt sich KI überhaupt?
Vor allem dort, wo unstrukturierte Informationen verstanden, Dokumente gelesen, Inhalte eingeordnet oder Entscheidungen vorbereitet werden müssen.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Unternehmen, bei denen ein Ablauf regelmässig über mehrere Systeme und Abteilungen läuft und heute von Hand zusammengehalten wird – unabhängig von der Grösse.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.