Anfrage aufnehmen
Website, E-Mail, Telefonnotiz oder CRM liefern den Terminwunsch.
Termin Agent: Terminanfragen erfassen, Verfügbarkeit prüfen und Buchungen vorbereiten.
Der Termin Agent nimmt Anfragen entgegen, prüft Verfügbarkeiten und bereitet Buchungen nach Ihren Regeln vor. Ihr Team entscheidet, welche Fälle automatisch laufen und welche freigegeben werden müssen.
Kurz gesagt: Termine wirken klein, bis sie über E-Mail, Telefon, Website, Teamkalender und Rückfragen verteilt sind. Genau dort entstehen Wartezeiten, No-Shows und Admin-Arbeit. Der Termin Agent arbeitet entlang Ihrer Kalender, Ressourcen, Terminarten und Freigaben: Was eindeutig ist, läuft automatisch. Was kritisch ist, bleibt bei Ihrem Team.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Leads warten auf freie ZeitenWer einen Termin will, wartet auf Rückruf oder E-Mail – und ist inzwischen woanders.
- Rückfragen und VerschiebungenTeams verlieren Zeit mit Hin und Her, bis ein Slot passt.
- Kalender, Ressourcen, CRM getrenntVerfügbarkeit, Raum und Kontaktstatus werden separat geprüft.
- Erinnerungen von HandBestätigungen und Erinnerungen bleiben liegen, No-Shows fallen erst am Termin auf.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Anliegen erkennen
Thema, Dringlichkeit, Sprache und passende Terminart werden erkannt.
Freie Zeiten prüfen
Kalender, Räume, Pufferzeiten und Zuständigkeiten werden abgeglichen.
Buchung vorbereiten
Eindeutige Fälle werden zur Buchung vorbereitet, Ausnahmen gehen zur Freigabe.
Bestätigung vorbereiten
Bestätigung, Erinnerung und CRM-Status folgen den vereinbarten Regeln.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Anfrage | E-Mails hin und her, bis ein Slot passt | Antwortentwurf mit klarer Zeitauswahl |
| Qualifikation | Telefonrückrufe ausserhalb freier Zeiten | Anfrage mit passender Terminart eingeordnet |
| Erinnerung | Manuelle Erinnerungen, verpasste No-Shows | Automatische Bestätigung und Erinnerung |
| Systeme | Ressourcen und CRM separat geprüft | Kalender, Ressourcen und CRM laufen zusammen |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Kalender verbinden
Google, Outlook, Microsoft Kalender, iCloud und CalDAV laufen in einem Verfügbarkeitsprozess zusammen.
Ressourcen planen
Räume, Mitarbeitende, Standorte, Pufferzeiten und Vertretungen werden in Regeln übersetzt.
Mehrsprachig
Antworten können für Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch vorbereitet werden.
Follow-up und CRM
Erinnerungen, Nachfassmails, Re-Scheduling und Terminstatus folgen klaren Regeln.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Kritische Termine, Ausnahmen und die Regeln selbst. Der Agent bereitet vor und bucht eindeutige Fälle; Ihr Team entscheidet, was automatisch laufen darf.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- Google Kalender
- Microsoft Kalender
- Outlook
- iCloud / CalDAV
- HubSpot
- Pipedrive
- Zoom
- Website-Formulare
- CRM-Schnittstelle
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten, aus denen die Lösung zusammengesetzt wird. Produkte sind nur genannt, wo sie fachlich passen.
KI-Agenten
Anliegen erkennen, Verfügbarkeit prüfen, Buchung vorbereiten.
Baustein ansehenProzessautomatisierung
Bestätigung, Erinnerung und CRM-Status als kontrollierter Ablauf.
Baustein ansehenCall Agent
Wenn Terminanfragen auch telefonisch eingehen und direkt qualifiziert werden sollen.
Produkt ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Kalender-, Kontakt- und CRM-Daten; Speicherort, Zugriffsrechte und Aufbewahrung werden vor dem Pilot geklärt. |
| Freigaben | Kritische Termine können manuell bestätigt werden, bevor eine Buchung final wird; Regeln lassen sich übersteuern. |
| Rollen & Rechte | Wer Terminarten pflegt, wer Ausnahmen freigibt, wer Ressourcen verwaltet – nach Ihren Rollen. |
| Protokollierung | Anfrage, erkannte Terminart, geprüfte Verfügbarkeit, Buchung und Erinnerung sind nachvollziehbar. |
| Betriebsform | Betrieb auf eigenen Servern, in einer Private Cloud oder gemischt – abhängig von Kalender- und CRM-Landschaft; wird im Projekt festgelegt. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Gesundheit
- Immobilien
- Treuhand
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
Thematisch nahe Seiten.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Termin Agent
Welche Kalender kann der Termin Agent verbinden?
Typische Systeme sind Google Calendar, Outlook, Microsoft Kalender, iCloud oder CalDAV. Im Pilot prüfen wir, welche Kalender, Rechte und Ressourcen konkret betroffen sind.
Welche Daten werden benötigt?
Je nach Prozess Kalenderdaten, Terminarten, Ressourcen, Zuständigkeiten, Kontaktinformationen und Statusdaten aus CRM oder Formularen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein erster Pilot für einen klar abgegrenzten Terminprozess lässt sich meist innerhalb weniger Wochen aufsetzen. Die Dauer hängt von Kalenderanbindung, Freigabewegen und Testumfang ab.
Welche Voraussetzungen braucht es auf unserer Seite?
Zugriff auf die relevanten Kalender und Systeme sowie eine Ansprechperson, die Terminarten, Ressourcen und Freigaberegeln kennt. Den technischen Rest übernehmen wir gemeinsam im Pilot.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Dienstleister mit vielen Anfragen und Verbindlichkeitsbedarf: Beratung und Kanzleien (Mandatsanfragen, Erstgespräche), Praxen und Therapie (Behandlungstermine, Pufferzeiten), Immobilien (Besichtigungen, Interessenten-Slots).
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.