Bewerbung erfassen
Eingang aus Portal, E-Mail oder Plattform übernehmen.
Recruiting & Bewerbermanagement: Bewerbungen strukturieren und administrative Schritte beschleunigen.
Bewerbungsunterlagen erfassen, Informationen strukturieren, Termine und Kommunikation vorbereiten – während Auswahlentscheidungen bei den verantwortlichen Personen bleiben.
Kurz gesagt: KI kann administrative Arbeit im Recruiting reduzieren: Dokumente erfassen, Daten strukturieren, Anforderungen abgleichen, Rückfragen oder Terminoptionen vorbereiten und den Status aktualisieren. Entscheidungen über Menschen werden nicht autonom an die KI delegiert.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Mehrere KanäleBewerbungen kommen per Portal, E-Mail, Plattform und Empfehlung.
- AbtippenCV-Daten werden von Hand ins Bewerbertool übertragen.
- TerminabsprachenTerminfindung kostet mehrere Mails pro Person.
- Uneinheitliche KommunikationStatus und Rückmeldungen unterscheiden sich je nach Bearbeiter.
- Suchen in UnterlagenDieselben Dossiers werden mehrfach durchgesehen.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Dokumente auslesen
Lebenslauf, Zeugnisse und Motivationsschreiben strukturiert erfassen – mit Quellenreferenz.
Informationen strukturieren
Ausbildung, Erfahrung, Verfügbarkeit gegen das Anforderungsprofil aufbereiten.
Offene Angaben erkennen
Fehlende Dokumente oder Angaben als Rückfrage vorbereiten.
Kommunikation vorbereiten
Eingangsbestätigung, Terminoptionen, Zwischenbescheid als Entwurf.
Status aktualisieren
Bewerbertool und Beteiligte auf dem Stand halten – nach Freigabe.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Eingang | Mail mit drei Anhängen | strukturiertes Dossier im Bewerbertool |
| Übersicht | CVs nacheinander lesen | Zusammenfassung mit Verweis auf die Unterlagen |
| Termin | fünf Mails hin und her | Terminoptionen vorbereitet, Bestätigung durch HR |
| Entscheid | bei den Verantwortlichen | bei den Verantwortlichen – unverändert |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Weniger Administration
Erfassung, Rückfragen und Termine werden vorbereitet.
Vollständigerer Prozess
Fehlende Unterlagen werden früh erkannt.
Schnellere Rückmeldung
Bewerbende erhalten zeitnah eine Antwort.
Bessere Dokumentation
Status und Kommunikation sind nachvollziehbar.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Die Auswahl und die finale Personalentscheidung. KI strukturiert Unterlagen und bereitet Administration vor; sie bewertet keine Menschen autonom.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- ATS / HR-System
- E-Mail
- Kalender
- DMS
- Microsoft 365
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten der Swiss AI Plattform, kombiniert nach Prozess.
Dokumenten-KI
Bewerbungsunterlagen auslesen und strukturieren.
Baustein ansehenKI-Agenten
Rückfragen, Terminoptionen und Status vorbereiten.
Baustein ansehenProzessautomatisierung
Übergabe an Bewerbertool und Kalender.
Baustein ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Personendaten von Bewerbenden – besonders schützenswert; Datenverwendung und Aufbewahrung müssen geregelt sein. |
| Freigaben | Keine automatische Einstellungs- oder Ablehnungsentscheidung. Jede Kommunikation nach aussen und jeder Statuswechsel mit Wirkung auf Bewerbende wird freigegeben. |
| Rollen & Rechte | Nur das zuständige HR-Team und die beteiligten Führungspersonen sehen Dossiers. |
| Protokollierung | Zugriffe, Zusammenfassungen und Kommunikation je Dossier nachvollziehbar. |
| Betriebsform | Betrieb auf eigenen Servern oder in einer Private Cloud; Datenflüsse und Modellzugriffe werden im Projekt festgelegt. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Gesundheit
- Industrie
- Treuhand
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
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Häufige Fragen
Häufige Fragen: Recruiting
Kann KI Kandidaten automatisch ablehnen?
Für die vorgesehene Lösung soll die finale Personalentscheidung nicht autonom getroffen werden.
Kann ein bestehendes Bewerbertool angebunden werden?
Ja, sofern Schnittstellen und Berechtigungen dies zulassen.
Kann die KI Lebensläufe zusammenfassen?
Ja, mit klarer Quellenreferenz auf die Bewerbungsunterlagen.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Unternehmen mit regelmässigem Bewerbungsaufkommen und einem HR-Team, das heute viel Zeit mit Erfassung, Terminfindung und Statuspflege verbringt.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.