Klassifizieren
Anfrage, Offerte, Reklamation, Rechnung, Termin, Spam – mit Kunde und Vorgang.
E-Mail-Automatisierung: Anfragen erkennen, vorbereiten und in den richtigen Prozess übergeben.
Eingehende E-Mails werden klassifiziert, fehlende Angaben erkannt, Antworten vorbereitet und definierte Folgeprozesse ausgelöst – der Mensch prüft und sendet.
Kurz gesagt: Ein E-Mail-Agent liest definierte Postfächer, erkennt Anliegen und Anhänge, ordnet Kunden oder Projekte zu und bereitet den nächsten Schritt vor. Versand, Zusagen oder kritische Änderungen bleiben an konfigurierbaren Freigaben.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- SammelpostfachAlles landet in einem Postfach und wird abends gesichtet.
- Manuelle SortierungWer welche Mail bearbeitet, wird von Hand entschieden.
- Copy/PasteAntworten werden aus alten Mails zusammengesetzt.
- Fehlende AnhängeDass ein Plan oder Beleg fehlt, fällt erst beim Bearbeiten auf.
- Vergessene FolgeaufgabenWas nach der Antwort passieren müsste, bleibt liegen.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Fehlende Angaben erkennen
Adresse, Objekt, Frist, Anhang fehlt? Rückfrage vorbereiten.
Anhänge auslesen
Pläne, Belege, Formulare strukturiert erfassen.
Antwort vorbereiten
Entwurf aus Vorlagen, Wissenssystem und Kundenhistorie.
Workflow starten
Offerte anlegen, Termin vorschlagen, Aufgabe erstellen, Ticket eröffnen.
CRM/ERP aktualisieren
Vorgang anlegen oder ergänzen – nach Freigabe.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Anfrage per Mail | landet im Sammelpostfach, wird abends gesichtet | klassifiziert, Kunde zugeordnet, Rückfrage vorbereitet |
| Antwort | von Hand aus alten Mails zusammenkopiert | Entwurf mit Vorlage und Kundenhistorie; Mensch prüft, sendet |
| Anhang | geöffnet, gelesen, abgelegt | ausgelesen und dem Vorgang zugeordnet |
| Nachgang | Excel-Liste, wer was wollte | Vorgang im CRM/ERP, Aufgabe zugewiesen |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Schnellere Triage
Eingegangene Mails können zeitnah Kategorie, Kunde und Zuständigkeit erhalten.
Weniger Übertragung
Aus der Mail wird der Vorgang, ohne Abtippen.
Vollständigerer Prozess
Fehlende Angaben werden früh erkannt.
Nachvollziehbarkeit
Wer was wann vorbereitet und freigegeben hat, ist dokumentiert.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Versand, Zusagen und jede Antwort in nicht freigegebenen Fällen. Der Agent bereitet vor und löst definierte Schritte aus.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- Microsoft 365 / Outlook
- CRM
- ERP
- DMS
- Ticketsystem
- Easy Factura
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten, aus denen die Lösung zusammengesetzt wird. Produkte sind nur genannt, wo sie fachlich passen.
KI-Agenten
Aufgabe, Tools, Freigaben – der Agent bearbeitet den Posteingang.
Baustein ansehenDokumenten-KI
Anhänge erkennen und auslesen.
Baustein ansehenProzessautomatisierung
Übergabe an CRM, ERP, Kalender.
Baustein ansehenEasy Factura
Aus der Anfrage wird die Offerte.
Produkt ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Kundendaten und Korrespondenz – intern bis vertraulich. |
| Freigaben | Vor Versand und vor Zusagen; Standard ist «Entwurf, Mensch prüft und sendet». |
| Rollen & Rechte | Postfach-Zugriff und Schreibrechte in CRM/ERP nach Rolle; verdächtige Mails erhalten keine automatische Anhangverarbeitung. |
| Protokollierung | Klassifikation, Entwurf, Freigabe und ausgelöste Schritte je Mail nachvollziehbar. |
| Betriebsform | Private Cloud, Betrieb auf eigenen Servern oder Mischbetrieb – der Postfach-Zugang bestimmt die Architektur. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Handwerk
- Treuhand
- Immobilien
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
Thematisch nahe Seiten.
- Workflow AutomationTrigger, Systeme, Regeln und Freigaben zu definierten und protokollierten Abläufen verbinden.
- OffertenautomatisierungAnfrage strukturieren, Kalkulation vorbereiten und Offerte mit Freigabe erzeugen.
- Kundenservice & SupportSupportanfragen einordnen, Wissen nutzen und Antworten oder Eskalationen vorbereiten.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: E-Mail & Posteingang
Antwortet die KI selbst?
Nur in definierten und freigegebenen Fällen; Standard kann «Entwurf, Mensch prüft und sendet» sein.
Wie werden verdächtige Anhänge behandelt?
Sicherheitsregeln und bestehende Schutzsysteme müssen vorgeschaltet bzw. berücksichtigt werden; verdächtige Mails werden nicht automatisch verarbeitet.
Kann ein gemeinsames Postfach verarbeitet werden?
Ja, sofern Zugriff, Schnittstellen und Berechtigungen vorhanden sind.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Betriebe mit einem gemeinsamen Postfach, vielen gleichartigen Anfragen und Folgeprozessen in CRM, ERP oder Ticketsystem – von der Verwaltung bis zum Serviceteam.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.