Anwendungsfall definieren
Welche Aufgabe bleibt in Outlook, Teams oder SharePoint heute manuell?
Microsoft Copilot erweitern: Unternehmensprozesse, Daten und Freigaben gezielt integrieren.
Microsoft-365-Umgebungen werden dort ergänzt, wo Standardfunktionen nicht ausreichen – mit eigenen Wissensquellen, Integrationen, Workflows und kontrollierten Agenten.
Kurz gesagt: Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365. Der Use Case beginnt deshalb nicht mit einem neuen Chatfenster, sondern mit der Frage, welche Aufgaben innerhalb der bestehenden Arbeitsumgebung noch manuell bleiben. Darauf werden passende Integrationen, Wissenszugriffe und Workflows aufgebaut.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Fachsysteme unbekanntCopilot kennt ERP, CRM und Branchensoftware nicht.
- Eigene RegelnInterne Prozesse brauchen Vorgaben, die Standardfunktionen nicht abbilden.
- Daten ausserhalbRelevante Daten liegen nicht in Microsoft 365.
- Aktionen ohne FreigabeWas der Assistent auslösen darf, ist nicht geregelt.
- BranchenabläufeStandardfunktionen decken den konkreten Fachprozess nicht ab.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Umgebung prüfen
Lizenzen, vorhandene Copilot-Funktionen, Tenant-Einstellungen.
Datenquellen und Rechte klären
Welche Fachsysteme, welche Identitäten, welche Berechtigungen.
Integration bauen
Wissenszugriff, Workflow oder Agent über geeignete Microsoft-Schnittstellen.
Freigaben definieren
Was der Assistent vorbereiten und was nur ein Mensch auslösen darf.
Pilot
Mit echten Nutzenden im bestehenden Arbeitsumfeld messen.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Fachsystem-Daten | Copilot kennt sie nicht | über Integration abrufbar – mit Rechten |
| Interner Prozess | manuell neben Microsoft 365 | als Workflow oder Agent in der Umgebung |
| Aktionen | ungeregelt | definierte Freigaben |
| Toolwechsel | neues Chatfenster | Arbeit bleibt in Outlook, Teams, SharePoint |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Bestehende Umgebung
Kein neues Tool, keine neue Oberfläche.
Weniger Toolwechsel
Fachdaten dort, wo gearbeitet wird.
Gezieltere Fachprozesse
Integrationen für den konkreten Ablauf, nicht generisch.
Kontrollierte Integration
Identität, Rollen und Freigaben sind Teil der Architektur.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Die Freigaben für Aktionen und die fachliche Verantwortung. Der Assistent bereitet vor und greift nur auf das zu, was Identität und Rolle erlauben.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- Microsoft 365
- Outlook
- Teams
- SharePoint
- Power Platform oder geeignete Microsoft-Schnittstellen
- CRM/ERP und interne Fachsysteme
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten der Swiss AI Plattform, kombiniert nach Prozess.
KI-Agenten
Kontrollierte Agenten in der Microsoft-Umgebung.
Baustein ansehenProzessautomatisierung
Workflows über Fachsysteme und Microsoft 365.
Baustein ansehenRAG / Wissenssysteme
Eigene Wissensquellen anbinden.
Baustein ansehenIndividuelle KI-Anwendungen
Integrationen, die kein Standard abdeckt.
Baustein ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Microsoft-365-Daten und angebundene Fachsystemdaten – intern bis vertraulich. |
| Freigaben | Was der Assistent auslösen darf, ist je Aktion definiert; alles mit Aussenwirkung wird freigegeben. |
| Rollen & Rechte | Microsoft-Identitäten, Rollen und Datenzugriffe bleiben massgebend und sind Teil der Architektur. |
| Protokollierung | Zugriffe und ausgelöste Aktionen nachvollziehbar. |
| Betriebsform | Microsoft-Cloud für die Microsoft-Umgebung; eigene Wissensquellen und Fachsysteme können lokal oder in der Private Cloud bleiben – jeweils nach technischer Prüfung. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Treuhand
- Industrie
- Gesundheit
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
Thematisch nahe Seiten.
- UnternehmenswissenInternes Wissen mit Quellen, Rechten und semantischer Suche zugänglich machen.
- RAG-ChatbotsUnternehmenswissen über einen Chat mit Quellen und Berechtigungen nutzbar machen.
- Workflow AutomationTrigger, Systeme, Regeln und Freigaben zu definierten und protokollierten Abläufen verbinden.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Microsoft Copilot
Ersetzt Swiss AI Microsoft Copilot?
Nein. Ziel ist die sinnvolle Ergänzung oder Integration, wenn bestehende Funktionen den konkreten Prozess nicht vollständig abdecken.
Können externe Fachsysteme angebunden werden?
Ja, wenn geeignete Schnittstellen, Identitäten und Berechtigungen vorhanden sind.
Bleiben Microsoft-Berechtigungen relevant?
Ja. Identität, Rollen und Datenzugriff müssen Teil der Architektur sein.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Unternehmen, die Microsoft 365 im Alltag nutzen, deren Fachprozesse und Daten aber teilweise ausserhalb liegen oder Regeln brauchen, die Standardfunktionen nicht abbilden.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.