Rechnung empfangen
Aus E-Mail, Scan oder Lieferantenportal übernehmen.
Rechnungsverarbeitung: Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und zur Freigabe vorbereiten.
Rechnungsdaten werden ausgelesen, Lieferanten und Vorgängen zugeordnet, Prüfschritte vorbereitet und nach Freigabe an Buchhaltung oder ERP übergeben.
Kurz gesagt: Die Lösung übernimmt die repetitive Vorarbeit in der Kreditorenverarbeitung. Rechnungen werden erkannt, strukturierte Daten extrahiert und gegen definierte Stammdaten oder Vorgänge geprüft. Buchungsrelevante Entscheidungen und Freigaben folgen Ihren Regeln.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- AbtippenRechnungsdaten werden von Hand ins System übertragen.
- Mehrere PostfächerBelege landen bei verschiedenen Personen.
- Fehlender BezugZu welcher Bestellung oder welchem Projekt die Rechnung gehört, muss gesucht werden.
- Langsame FreigabenDie Rechnung wartet auf dem Tisch der zuständigen Person.
- Späte ErkennungDuplikate und Abweichungen fallen erst beim Buchen auf.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Daten extrahieren
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Mehrwertsteuer, QR-Referenz.
Lieferant zuordnen
Zum Kreditorenstamm; neue Lieferanten als Vorschlag.
Plausibilität prüfen
Duplikat, Bestell- oder Projektbezug, Abweichungen zur Bestellung markieren.
Freigabe vorbereiten
Kontierungsvorschlag und Freigabe an die zuständige Person.
Übergeben
Freigegebene Daten an ERP oder Buchhaltung.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Eingang | Papier und Mailanhang | erkannt, ausgelesen, im Vorgang |
| Bezug | Bestellung suchen | Bestell- oder Projektbezug vorgeschlagen |
| Freigabe | auf dem Schreibtisch | als Aufgabe mit Frist bei der zuständigen Person |
| Buchung | erneut erfasst | freigegebene Daten übergeben |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Weniger Erfassung
Rechnungsdaten werden extrahiert, nicht abgetippt.
Schnellere Freigaben
Die Rechnung liegt als Aufgabe vor, mit allen Angaben.
Konsistentere Daten
Lieferant, Bezug und Kontierung nach denselben Regeln.
Nachvollziehbarkeit
Wer was wann geprüft und freigegeben hat.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Die Freigabe, die finale buchhalterische Behandlung und jede Zahlung. Die Lösung bereitet vor und markiert Abweichungen.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- E-Mail
- ERP
- Buchhaltung
- DMS
- Easy Factura
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten, aus denen die Lösung zusammengesetzt wird. Produkte sind nur genannt, wo sie fachlich passen.
Dokumenten-KI
Rechnungen erkennen und auslesen.
Baustein ansehenProzessautomatisierung
Prüfung, Freigabe und Übergabe an ERP.
Baustein ansehenKI-Agenten
Zuordnung und Abweichungen vorbereiten.
Baustein ansehenEasy Factura
Sofern der Prozess fachlich zur Produktlogik passt.
Produkt ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Finanz- und Lieferantendaten – vertraulich. |
| Freigaben | Buchungsrelevante Entscheide, Kontierung und Zahlungsfreigabe folgen Ihren Regeln; Standard ist Vorbereitung und kontrollierte Übergabe. |
| Rollen & Rechte | Wer Rechnungen sieht, wer freigibt, wer Stammdaten pflegt – nach dem bestehenden Freigabeprozess. |
| Protokollierung | Extraktion, Prüfung, Freigabe und Übergabe je Rechnung nachvollziehbar. |
| Betriebsform | Private Cloud oder Betrieb auf eigenen Servern – abhängig von ERP und Buchhaltung; wird im Projekt festgelegt. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Treuhand
- Handwerk
- Industrie
- Immobilien
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
Thematisch nahe Seiten.
- Dokumente & VerträgeInhalte extrahieren, klassifizieren, prüfen und dem richtigen Vorgang zuordnen.
- Workflow AutomationTrigger, Systeme, Regeln und Freigaben zu definierten und protokollierten Abläufen verbinden.
- ProzessautomatisierungWiederkehrende Geschäftsprozesse über Abteilungen und Systeme hinweg vereinfachen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Rechnungsverarbeitung
Bucht die KI Rechnungen selbst?
Das hängt von definierten Regeln und Freigaben ab. Standard sollte die Vorbereitung und kontrollierte Übergabe sein.
Kann auf Bestellungen oder Projekte geprüft werden?
Ja, wenn die Referenzdaten verfügbar und zuverlässig verknüpfbar sind.
Werden Mehrwertsteuer und Kontierung automatisch erkannt?
Sie können vorbereitet werden; die finale buchhalterische Behandlung muss gemäss Unternehmensprozess kontrolliert werden.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Unternehmen mit regelmässigem Kreditorenaufkommen, einem ERP oder einer Buchhaltungslösung und einem definierten Freigabeprozess – auch Treuhänder für ihre Mandanten.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.