Auslöser erkennen
Neue E-Mail, Formular, Auftrag, Frist, Statuswechsel oder Webhook.
Workflow Automation: Systeme, Ereignisse und Freigaben zuverlässig verbinden.
Wenn ein Ereignis eintritt, startet automatisch der passende Ablauf – mit Datenübergaben, Regeln, Aufgaben und menschlichen Freigaben.
Kurz gesagt: Workflow Automation verbindet bestehende Systeme. Ein Auslöser – etwa eine E-Mail, ein Formular, ein neuer Auftrag oder eine Frist – startet definierte Schritte. KI kommt dort dazu, wo Inhalte verstanden oder unstrukturierte Daten verarbeitet werden müssen.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- System zu SystemMitarbeitende übertragen Daten von Hand von einem System ins nächste.
- Erinnern statt auslösenFolgeaufgaben hängen davon ab, dass jemand daran denkt.
- Freigaben per MailWer was freigegeben hat, steht in Mailverläufen.
- Kein StatusOb ein Ablauf durch ist, sieht niemand.
- Wiederkehrende SystemaktionenDieselben Klicks in denselben Masken – jeden Tag.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Daten lesen
Aus dem auslösenden System und den beteiligten Datenquellen.
Regel oder KI-Schritt anwenden
Feste Regeln; KI, wo Inhalte verstanden werden müssen.
Systemaktion ausführen
CRM aktualisieren, Aufgabe erzeugen, Dokument ablegen, Nachricht vorbereiten.
Freigabe einholen
An definierten Stellen bestätigt ein Mensch.
Protokollieren und abschliessen
Ergebnis, Fehler und Wiederholungen nachvollziehbar festhalten.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Neue E-Mail | lesen, abtippen, weiterleiten | Daten extrahiert, CRM aktualisiert, Aufgabe erzeugt |
| Freigabe | «Kannst du das kurz absegnen?» per Mail | Freigabeschritt im Ablauf, dokumentiert |
| Fehler | stiller Abbruch, niemand merkt es | Wiederholung, Eskalation, Protokoll |
| Status | unbekannt | je Ablauf sichtbar |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Weniger Systemwechsel
Die Übergabe läuft, ohne dass jemand die Maske wechselt.
Reproduzierbare Abläufe
Derselbe Ablauf, jedes Mal gleich.
Definierte Freigaben
Wer wann bestätigt, ist Teil des Ablaufs.
Fehlerbehandlung
Retry, Eskalation und Logging statt stiller Abbrüche.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Die Freigaben an den definierten Stellen, die Behandlung eskalierter Fehler und die Regeln selbst. Der Workflow führt aus, was Sie festgelegt haben.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- API-fähige CRM-, ERP- und DMS-Systeme
- E-Mail
- Webhooks
- Formulare
- Kalender
- Datenbanken
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten der Swiss AI Plattform, kombiniert nach Prozess.
Prozessautomatisierung
Trigger, Übergaben, Freigaben – konfiguriert in Swiss AI Studio.
Baustein ansehenKI-Agenten
Für Schritte, die Inhalte verstehen müssen.
Baustein ansehenDokumenten-KI
Unstrukturierte Anhänge im Ablauf.
Baustein ansehenIndividuelle KI-Anwendungen
Integrationen, die kein Standard abdeckt.
Baustein ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Die Daten der angebundenen Systeme – je nach Ablauf intern bis vertraulich. |
| Freigaben | An jeder Stelle mit Aussenwirkung oder finanzieller Folge bestätigt ein Mensch; Freigaben sind Teil des Ablaufs, nicht Mailverkehr. |
| Rollen & Rechte | Der Workflow handelt mit definierten technischen Identitäten und nur den Rechten, die der Schritt braucht. |
| Protokollierung | Vorgesehene Läufe können mit Auslöser, Schritten, Ergebnis, Fehlern und Wiederholungen protokolliert werden. |
| Betriebsform | Betrieb auf eigenen Servern, in einer Private Cloud oder gemischt – die Schnittstellen der Systeme bestimmen die Architektur. |
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
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- ProzessautomatisierungWiederkehrende Geschäftsprozesse über Abteilungen und Systeme hinweg vereinfachen.
- E-Mail & PosteingangPosteingänge klassifizieren, Antworten vorbereiten und Folgeprozesse starten.
- RechnungsverarbeitungRechnungsdaten erfassen, prüfen und kontrolliert an Finance-Systeme übergeben.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Workflow Automation
Ist das dasselbe wie Prozessautomatisierung?
Nein. Workflow Automation ist die technische Orchestrierung konkreter Schritte; Prozessautomatisierung betrachtet den gesamten fachlichen Ablauf.
Was passiert bei einem Fehler?
Workflows brauchen Retry-, Eskalations- und Logging-Regeln statt stiller Abbrüche.
Muss jedes System eine API haben?
Eine stabile Schnittstelle ist vorzuziehen. Ohne API muss im Einzelfall geprüft werden, welche Integration belastbar ist.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Unternehmen mit mehreren Systemen, die Schnittstellen besitzen, und wiederkehrenden Abläufen, die heute per Mail und Copy/Paste zusammengehalten werden.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.