Aktivität erkennen
E-Mail, Meeting, Formular oder Telefonat als kundenrelevante Interaktion identifizieren.
CRM-Automatisierung: Kundeninformationen aktuell halten, ohne jede Aktivität manuell nachzutragen.
Kontakte, Gesprächsinhalte, Aufgaben und Follow-ups werden aus definierten Quellen strukturiert und für das CRM vorbereitet oder nach Freigabe aktualisiert.
Kurz gesagt: Die Lösung reduziert CRM-Pflege als manuelle Nebenarbeit. Informationen aus E-Mails, Meetings, Formularen oder Telefonaten werden erkannt, dem richtigen Kontakt zugeordnet und in definierte Felder, Aktivitäten und Aufgaben überführt.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Unvollständige PflegeDas CRM wird nachgetragen, wenn Zeit bleibt – also selten vollständig.
- Notizen bleiben privatGesprächsnotizen liegen in persönlichen Dateien und Köpfen.
- Vergessene Follow-upsNachfassen hängt vom Erinnern ab.
- Schlecht qualifizierte LeadsAnfragen werden nicht systematisch eingeordnet.
- Inkonsistente DatenCRM, Mail und ERP kennen unterschiedliche Stände.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Kontakt zuordnen
Zum bestehenden Kontakt oder Konto – oder als neuen Lead vorschlagen.
Daten extrahieren
Anliegen, Entscheide, Termine, nächste Schritte.
CRM-Eintrag vorbereiten
Definierte Felder und Aktivitäten befüllen.
Follow-up erzeugen
Aufgabe mit Frist und verantwortlicher Person vorschlagen.
Freigeben oder aktualisieren
Definierte Felder direkt, kritische Änderungen nach Freigabe.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Gesprächsnotiz | im Notizbuch | als Aktivität am Kontakt |
| Follow-up | vergessen | Aufgabe mit Frist im CRM |
| Lead | unsortiert im Postfach | zugeordnet, eingeordnet, mit nächstem Schritt |
| Datenstand | CRM hinkt hinterher | Aktivitäten aus Mail, Meeting und Telefon laufend ergänzt |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Aktuellere Kundendaten
Interaktionen landen im CRM, statt daneben.
Weniger Pflegeaufwand
Erfassung wird vorbereitet, nicht abgetippt.
Bessere Nachverfolgung
Follow-ups sind Aufgaben mit Frist.
Konsistentere Prozesse
Dieselben Felder, dieselben Schritte für jedes Team.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Zusagen gegenüber Kunden, Priorisierung im Zweifel und alle Änderungen, die Sie als kritisch definieren. Die Lösung bereitet Einträge vor, das Team entscheidet.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- CRM
- Outlook / Microsoft 365
- Telefonie
- Meeting Intelligence
- ERP
- Formulare
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten, aus denen die Lösung zusammengesetzt wird. Produkte sind nur genannt, wo sie fachlich passen.
KI-Agenten
Interaktionen erkennen, zuordnen, Einträge vorbereiten.
Baustein ansehenProzessautomatisierung
Übergabe ins CRM und ins ERP.
Baustein ansehenDokumenten-KI
Anhänge und Formulare auslesen.
Baustein ansehenMeeting Intelligence
Als mögliche Quelle für Entscheide und Aufgaben aus Besprechungen.
Produkt ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Kontakt-, Gesprächs- und Vertriebsdaten – vertraulich. |
| Freigaben | Definierte Felder können direkt aktualisiert werden; kritische Änderungen und Zusagen werden freigegeben. |
| Rollen & Rechte | CRM-Berechtigungen bleiben massgebend; der Agent sieht und schreibt nur, was die Rolle erlaubt. |
| Protokollierung | Vorgesehene Änderungen können mit Quelle und Freigabe nachvollziehbar dokumentiert werden. |
| Betriebsform | Private Cloud oder hybrid – abhängig vom CRM; wird im Projekt geprüft. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Treuhand
- Industrie
- Immobilien
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
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Häufige Fragen
Häufige Fragen: CRM-Automatisierung
Schreibt die KI direkt ins CRM?
Das kann für definierte Felder erlaubt werden. Kritische Änderungen und Zusagen sollten freigegeben werden.
Kann ein bestehendes CRM bleiben?
Ja, sofern geeignete Schnittstellen vorhanden sind.
Kann die Lösung Leads automatisch priorisieren?
Regel- oder modellgestützte Priorisierung ist möglich, sollte aber transparent definiert und überprüfbar sein.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Unternehmen mit einem bestehenden CRM, das im Alltag nicht konsequent gepflegt wird, und mit Kundenkontakten über mehrere Kanäle – Vertrieb, Beratung, Dienstleistung.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.