Dokument erfassen
Aus E-Mail, Scan, Foto, DMS oder Upload übernehmen.
Dokumenten- & Vertragsverarbeitung: Inhalte erkennen, strukturieren, prüfen und weitergeben.
PDFs, Formulare, Verträge, Rapporte und weitere Unterlagen werden klassifiziert, ausgelesen und den richtigen Vorgängen oder Systemen zugeordnet.
Kurz gesagt: Dokumenten-KI macht aus unstrukturierten Dateien nutzbare Daten. Sie erkennt Dokumenttyp und Inhalte, extrahiert relevante Felder, markiert Auffälligkeiten und übergibt strukturierte Informationen an nachgelagerte Prozesse. Originale bleiben unverändert.
Ausgangslage
Wo heute Zeit verloren geht.
- Manuelle ErfassungBeträge, Fristen und Parteien werden abgetippt.
- Unübersichtliche AblageDokumente liegen in Mailanhängen, Ordnern und auf Papier.
- Viele FormateScan, Foto, PDF, Office – jedes anders.
- Vertragsinformationen unauffindbarWelche Frist in welchem Vertrag steht, weiss niemand ohne Suche.
- Fehlende ZuordnungZu welchem Projekt oder Kunden ein Dokument gehört, ist nicht hinterlegt.
Ablauf
Was die Lösung Schritt für Schritt tut.
Text erkennen
OCR für Papier, Scan und Foto – Handschrift begrenzt.
Klassifizieren
Vertrag, Formular, Rapport, Plan, Lieferschein, Korrespondenz.
Felder und Klauseln extrahieren
Parteien, Beträge, Fristen, Positionen, relevante Klauseln.
Prüfen
Vollständigkeit, Plausibilität, Auffälligkeiten markieren.
Zuordnen und übergeben
Zum Kunden, Projekt oder Vorgang; strukturierte Daten an DMS, ERP oder CRM.
Vorher – Nachher
Was sich im Arbeitsalltag verändert.
Beispiele aus dem Ablauf – ohne Prozentwerte, die erst eine Messung im Betrieb liefern kann.
| Situation | Heute | Mit der Lösung |
|---|---|---|
| Vertrag | im Mailanhang | klassifiziert, Fristen extrahiert, im DMS abgelegt |
| Baustellenrapport | Papier im Auto | fotografiert, ausgelesen, dem Projekt zugeordnet |
| Formular | abgetippt | Felder extrahiert, zur Prüfung vorgelegt |
| Suche | Ordner für Ordner | nach Vertragspartei, Frist oder Projekt auffindbar |
Nutzen
Was der Use Case verbessert.
Weniger Erfassung
Felder werden extrahiert, nicht abgetippt.
Bessere Auffindbarkeit
Dokumente sind klassifiziert und zugeordnet.
Strukturierte Daten
Aus Dateien werden Felder, die Systeme verarbeiten können.
Nachvollziehbare Weiterverarbeitung
Originale bleiben, extrahierte Daten sind versioniert.
Im Einsatz
So sieht die Arbeit damit aus.
Beispielmotive aus unserer Bildwelt – die Oberflächen im Bild sind Illustrationen, keine Kundendaten.
Verantwortung
Was beim Menschen bleibt.
Die Prüfung bei Abweichungen, die fachliche und rechtliche Bewertung von Verträgen und jede Freigabe mit Wirkung nach aussen.
Die Lösung bereitet vor, sortiert und übergibt – entschieden und freigegeben wird von Ihren Mitarbeitenden, nach Regeln, die Sie festlegen.
Systeme & Integrationen
Wo die Lösung andockt.
Zum Beispiel – was konkret angebunden wird, hängt von Schnittstellen und Berechtigungen ab und wird in der Potenzialanalyse geprüft.
- DMS
- ERP
- CRM
- SharePoint
- E-Mail
- Projektsoftware
Bausteine & Produkte
Was technisch dahintersteht.
Lösungsbausteine sind die technischen Komponenten der Swiss AI Plattform, kombiniert nach Prozess.
Dokumenten-KI
Der Baustein für OCR, Extraktion und Klassifikation.
Baustein ansehenProzessautomatisierung
Ablage, Abgleich, Übergabe.
Baustein ansehenRAG / Wissenssysteme
Vertragsinhalte durchsuchbar machen.
Baustein ansehen
Kontrolle, Daten & Betrieb
Kontrolle bleibt Teil des Systems.
Je nach Produkt und Schnittstellen betreiben wir die Lösung bei Ihnen, in einer Schweizer Cloud oder kombiniert. Vor dem Pilot klären wir Datenflüsse, Zugriffe und Compliance-Anforderungen. Grundlagen: Private AI und On-Premise & Hybrid (Betrieb auf eigenen Servern oder gemischt).
| Thema | Umsetzung |
|---|---|
| Daten | Verträge, Personaldaten, Finanzbelege – intern bis hoch sensibel. |
| Freigaben | Bei Abweichungen, Auffälligkeiten und vor jeder Weiterverarbeitung mit Wirkung nach aussen prüft ein Mensch. |
| Rollen & Rechte | Wer welche Dokumentklassen sehen und freigeben darf, nach Rolle und Quellsystem. |
| Protokollierung | Erkennung, Extraktion, Prüfung und Zuordnung je Dokument nachvollziehbar; Originale unverändert. |
| Betriebsform | Betrieb auf eigenen Servern oder in einer Private Cloud für sensible Dokumente; wird im Projekt festgelegt. |
Branchen
Wo dieser Use Case typisch ist.
- Immobilien
- Handwerk
- Treuhand
- Industrie
- branchenübergreifendder Ablauf ist nicht an eine Branche gebunden
Standard-Ablauf
So kann ein Testbetrieb (Pilot) starten.
Der Pilot bildet nicht sofort den ganzen Prozess ab. Wir wählen einen klar begrenzten Teil, definieren Freigaben und Erfolgskriterien und testen ihn mit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten. Dieser Ablauf ist bei jedem Anwendungsfall derselbe.
- Prozess auswählenEinen klar begrenzten Teil des Ablaufs, der heute Zeit bindet und messbar ist.
- Daten und Systeme klärenWelche Daten, welche Schnittstellen, welche Berechtigungen – und was davon fehlt.
- Begrenzten Ablauf umsetzenMit definierten Freigaben und Erfolgskriterien, nicht der ganze Prozess auf einmal.
- Im echten Betrieb messenMit echten Daten und den Personen, die damit arbeiten; danach erweitern oder stoppen.
Verwandte Use Cases
Thematisch nahe Seiten.
- RechnungsverarbeitungRechnungsdaten erfassen, prüfen und kontrolliert an Finance-Systeme übergeben.
- UnternehmenswissenInternes Wissen mit Quellen, Rechten und semantischer Suche zugänglich machen.
- Workflow AutomationTrigger, Systeme, Regeln und Freigaben zu definierten und protokollierten Abläufen verbinden.
Häufige Fragen
Häufige Fragen: Dokumente & Verträge
Welche Dokumenttypen funktionieren?
Das hängt von Layout, Qualität, Sprache und gewünschter Extraktion ab und wird mit realen Beispielen getestet.
Kann die KI Verträge rechtlich bewerten?
Sie kann Inhalte strukturieren und Hinweise vorbereiten, ersetzt aber keine qualifizierte rechtliche Prüfung.
Werden Originale verändert?
Originaldateien sollten unverändert aufbewahrt und extrahierte Daten separat versioniert werden.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Unternehmen mit vielen gleichartigen Dokumenten – Verträge, Rapporte, Formulare, Lieferscheine –, deren Inhalte heute abgetippt oder gesucht werden.
Nächster Schritt
Diese Aufgabe bei Ihnen prüfen.
Beschreiben Sie den heutigen Ablauf in zwei Sätzen. Wir prüfen Nutzen, Datenlage, Integrationsaufwand und Risiken und zeigen, ob ein Produkt, ein Lösungsbaustein oder eine individuelle Lösung sinnvoll ist.